Skriftlig kommunikation og sprog

Lær god skriftlig kommunikation og sprog

Her er et par gode retningslinjer for, hvad man skal være opmærksom på, når man formulerer sig skriftligt og hvordan man gør det.

10 bud for god kommunikation og sprog

1. Vis, at din tekst er personlig
2. Gør dig forståelig
3. Vær præcis, når du vælger dine ord
4. Vær konkret
5. Del informationerne op
6. Tænk på det talte sprog
7. Din tekst skal hænge sammen
8. Gør dit sprog levende
9. Din tekst skal være let at finde rundt i
10. En fejlfri tekst

1. Vis at din tekst er personlig

Brug personord som vi, jeg, du, de og brug aktiv form i stedet for passiv, eksempelvis:

God kommunikation: Vi sender her en blanket, som vi beder dig udfylde.

Ikke god kommunikation: Hoslagt fremsendes hermed blanket til udfyldelse.

Skriv venligt og imødekommende og her er det ikke nok at skrive “venligst” for at være venlig.

2. Gør dig forståelig

Brug ord som din modtager kender – ord som bureaukrati, elementær og restriktion, er svære for mange. Gør dig klart hvem din målgruppe er.

Forklar, hvis du er nødt til at bruge ord, din modtager ikke kender – teksten bliver længere, men den bliver forstået!

Hold også igen med fremmedord, fagudtryk og engelske låneord, eksempelvis: Benchmarke, som betyder sammenligne eller sammenlignings grundlag.

3. Vær præcis, når du vælger dine ord

Skriv din tekst entydigt og præcist, eksempelvis:

God kommunikation: Ring venligst kun til os i telefontiden.

Ikke god kommunikation: Telefoniske henvendelser og forespørgsler til afdelingen besvares kun, inden for den af afdelingen berammede telefontid.

• Undgå ord der kan misforstås
• Brug hv-ord for at sikre, at du får alle oplysninger med -hvem, hvad, hvor, hvordan, hvornår
• Hvad har modtageren brug for at vide og hvad er vigtigst for ham/hende?
• Skriv hverken mere eller mindre end modtageren har brug for at vide

4. Vær konkret

Brug konkrete ord når du skriver din tekst og undgå sætningsord, eksempelvis:

God kommunikation: Du kan henvende dig i receptionen.

Ikke god kommunikation: Henvendelse til receptionen.

Sætningsord er ikke et problem hver for sig, men hvis man bruger mange.

5. Del informationerne op

Skriv om én ting ad gangen – én information i hver sætning.

Sæt punktum for hver selvstændig sætning og sæt eksempelvis punktum foran hv-ord. Pas på med indskudte sætninger, eksempelvis:

God kommunikation: Møde i koordinationsudvalget for Markedsføring.

Ikke god kommunikation: Markedsføringskoordinationsudvalgsmøde.

6. Tænk på det talte sprog

Du skal ikke skrive, som du taler, men du skal bruge ord, som du bruger når du taler.

Undgå ord, som du aldrig ville sige i daglig tale, eksempelvis:

God kommunikation: Jeg sender dig her en blanket, som jeg vil bede dig udfylde og sende tilbage til mig.

Ikke god kommunikation: Hoslagt fremsendes blanket til udfyldelse og snarlig returnering.

7. Din tekst skal hænge sammen

Vis din læser, hvordan teksten hænger sammen, eksempelvis:
-Vi beder dig svare inden 31.01.xx, derefter sender vi varen til dig.
For at gøre din tekst sammenhængende og konkret er det også en god ide at bruge forbindeord, eksempelvis: Derfor, derefter, altså, mens, herefter, først og fremmest.

8. Gør dit sprog levende

Du gør dit sprog levende ved at skrive, så din læser kan se det for sig.

Brug eksempler og gør det abstrakte konkret, eksempelvis:
-At lære at skrive godt er ligesom at lære at køre bil. Det er ikke let i starten, men det bliver nemmere hen ad vejen.

9. Din tekst skal være let at finde rundt i

Teksten skal være overskuelig, så læseren nemt kan få et overblik og finde rundt.

Brug overskrifter, der fungerer som appetitvækkere men som også er dækkende, eksempelvis:
-Tænk, før du råber!
-Du bliver, hvad du spiser!
Brug afsnit i din tekst til at vise sammenhæng og brug punkt opstillinger til at danne et overblik.

10. En fejlfri tekst

• Stav korrekt
• Sæt kommaer og andre tegn korrekt
• Brug stavekontrol – men husk at det ikke fanger alle stavefejl
• Få andre til at læse din tekst igennem

Læs mere om email kommunikation -lær at skrive gode emails.